Om u de mogelijkheid te geven mensen verantwoordelijk te maken voor het wijzigen van bepaalde gedeelten van de applicatie zijn er naast de Applicatie beheerder nog drie andere beheerdersrollen beschikbaar:

1. Beheerder Strategy
   Deze beheerder heeft de bevoegdheid om de instellingen van de Strategy module te beheren.  Dit betekent dat deze beheerder Kritische succesfactoren en Resultaatgebieden aan kan maken welke gebruikt kunnen worden voor Strategische doelstellingen en Afdelingsdoelstellingen.
   Dit kan iemand zijn die leidinggevenden ondersteunt* bij het formuleren van Resultaatgebieden of iemand die aangesteld wordt deze centraal te beheren.
   * Iemand met de rol ‘Leidinggevende’ mag ook Resultaatgebieden aanmaken.
2. Beheerder Process
   Deze beheerder heeft de bevoegdheid om de instellingen van de Process module te beheren.  Dit betekent dat deze beheerder de structuur en indeling van het Management Systeem bepaalt, daarin documenten aan mag maken en eigenaren aanstelt per document voor het wijzigen en beheren daarvan.
   Dit kan een Kwaliteitsmanager zijn die het Management Systeem beheert.
3. Beheerder People
   Deze beheerder heeft de bevoegdheid om de instellingen van de People module te beheren.  Dit betekent dat deze beheerder medewerkers kan aanmaken en beheren en daarmee het aantal gebruikers bepaalt welke meegerekend worden voor het abonnement. Ook mag deze beheerder functies en rollen aanmaken en beheren en bepaalt daarmee de samenstelling van Functieprofielen die aan medewerkers worden toegekend.
   Dit is in de regel een P&O medewerker, Personeelsmanager of een MT-lid die voor personeelszaken verantwoordelijk is.

Om de betreffende beheerders optimaal tot hun recht te laten komen, kunnen zij samen met de Applicatie beheerder de introductietraining van Improving insights volgen.
Een Applicatie beheerder heeft namelijk al deze bovengenoemde bevoegdheden, zie ook wat doet een applicatiebeheerder?

Indien een medewerker als eigenaar voor bepaalde documenten van het Management Systeem is ingesteld, dan mag deze de zogenaamde content wijzigen (onder Process). Dit wordt zichtbaar doordat de wijzigen knop dan in beeld komt bij de betreffende documenten als de medewerker is ingelogd.

Een Applicatie beheerder en Beheerder process heeft zelf ook deze rechten voor alle documenten onder Process en kan deze rol van eigenaar per document aan iemand toewijzen bij het aanmaken van een document. Hierdoor kan het eigenaarschap en draagvlak voor het Management Systeem vergroot worden en is tevens een centrale bevoegdheid geregeld indien een autorisatie gewijzigd moet worden. Deze beheerders behouden namelijk deze rol, ook al hebben zij daar een specifieke eigenaar voor aangewezen.

Zie voor het toekennen van deze rol de beschrijving van documenten toevoegen.

De verschillende autorisaties geven u de mogelijkheid om per gebruiker eenvoudig de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden in te stellen, afhankelijk van de functie of positie van de medewerker. Hieronder geven we daar een overzicht van:

1. Gebruiker
   Een gebruiker mag de de doelstellingen van zijn organisatorische eenheid en de realisatie daarvan inzien (onder Strategy), mag alle beschreven processen raadplegen (onder Process) en kan zijn eigen afspraken uit functioneringsgesprekken bekijken (onder People). Ook heeft een gebruiker toegang tot het overzicht van medewerkers, functies en rollen en mag deze het eigen wachtwoord wijzigen.
   Deze autorisatie is daarom geschikt voor medewerkers die geen leiding geven. 
2. Leidinggevende
   Een Leidinggevende heeft dezelfde rechten als een gewone gebruiker (zie 1) en mag daarbovenop tevens doelstellingen voor zijn organisatorische eenheid aanmaken (onder Strategy), kan de realisatie van afdelingsplannen inzien (vanaf zijn positie, opzij en omlaag kijken) en mag afspraken uit functioneringsgesprekken vastleggen en raadplegen voor alle medewerkers waar hij leidinggevende van is (onder people). Een leidinggevende mag ook nieuwe Resultaatgebieden aanmaken waaraan doelstellingen gekoppeld kunnen worden.
   Deze autorisatie is daarom geschikt voor leidinggevenden die geen MT-lid zijn. 
3. MT-Lid
   Een MT-lid heeft dezelfde rechten als een Leidinggevende (zie 2) en mag daarbovenop tevens strategische doelstellingen voor de gehele organisatie aanmaken (onder Strategy) en kan de realisatie van het strategisch plan overzien plus die van alle onderliggende afdelingsplannen (van bovenaf omlaag kijken). Een MT-lid is tevens bevoegd Functie- en Rolprofielen aan te maken en te wijzigen (onder People).
   Deze autorisatie is daarom geschikt voor leden van het Management team welke al dan niet leidinggeven. 

De Applicatiebeheerder en Beheerder People mogen deze instellingen wijzigen via het overzicht medewerkers. Zie beheerders voor een uitleg over de inhoud van de verschillende beheerdersrollen.

Nog belangrijker voor onze klanten is dat de applicatie nu ook daadwerkelijk beschikbaar is! We zijn nu dus echt in de lucht of beter gezegd ‘in the cloud’!

Ik ben dan ook trots op de prestatie van het inmiddels fors gegroeide team en ben telkens aangenaam verrast over de manier waarop wensen en  uitdagingen zijn opgepakt. Het resultaat, de Light versie van Improving insights mag er dan ook zijn. De komende periode gaan we nog aan enkele upgrades van deze versie werken (zoals medewerkers beheer), zodat het gebruiksgemak van klanten alleen maar toe zal nemen, maar voorlopig kan hier al prima mee gewerkt worden (en nemen wij dat beheer op ons).

Het complete Improving insights team met v.l.n.r.: Roel Gielen, Henri Wilbers, Corne van Aaken, Tein Martens, Arno Schilders, Frank van de Laar, Paul Hendriks, Will Kroot, Marcel Mulders, Rob van Baast en Marcel Vercoutre (niet op de foto).

De Esveco Group uit Molenaarsgraaf is de eerste klant die binnenkort gebruikersnamen en wachtwoorden in ontvangst gaat nemen,  zodat zij ermee kunnen gaan werken onder begeleiding van Arno Schilders. Het hele team wenst ze veel succes en gemak toe bij het verder inrichten en gebruiken ervan. At your service!

Om bestaande content* te kunnen wijzigen dien je als Eigenaar of Beheerder onderstaande stappen te volgen binnen de Process module onder ‘Management systeem’. Indien u zelf niet de eigenaar bent, neem dan contact op met de Eigenaar of uw Applicatiebeheerder om de gewenste wijziging door te voeren.

* Informatie, documenten of bestanden noemen we hier voor het gemak ‘content’.

Content wijzigen (Eigenaar of Beheerder)

1. Navigeer naar en selecteer de gewenste content in het betreffende hoofdstuk van het managementsysteem.
2. Druk op de knop wijzigen onderaan het scherm om het wijzigen menu te activeren (alleen beschikbaar voor Beheerder en Eigenaar).
3. Druk vervolgens op het icoon met de pen (wijzigen) achter de gewenste content om het scherm op te roepen waar de content gewijzigd kan worden.
4. Druk op ‘Soort content’ en maak hieruit een selectie:
   - Vrije tekst, geschikt voor eenvoudige tekstpagina’s met opmaak;
   - Links naar (externe) applicatie, voor koppelingen naar bestaande pagina’s;
   - Bijlages, voor het toevoegen van bijvoorbeeld Word, Excel of PDF bestanden.
5. Voeg de (gewijzigde) content toe via de vervolgkeuzes die u kunt maken;
6. Verander eventueel andere gewijzigde gegevens en druk op ‘Opslaan’.

De content is nu gewijzigd en beschikbaar binnen de applicatie en kan opgevraagd worden door de gebruikers.

U kunt binnen de applicatie informatie of bestaande documenten uit bijvoorbeeld Word, Excel of Adobe (PDF) opnemen en ontsluiten. Deze informatie, documenten of bestanden noemen we hier voor het gemak ‘content’. Hiervoor dienen onderstaande stappen gevolgd te worden binnen de Process module onder ‘Management Systeem’.

Nieuwe content aanmaken (alleen beheerder)
Om wildgroei te voorkomen kan dit alleen door de Applicatiebeheerder of Beheerder Process gedaan worden, welke voor elke organisatie toegewezen zijn. Als u zelf geen beheerder bent, neem dan contact op met uw Applicatiebeheerder. De beheerder maakt nieuwe content aan en beslist daarbij waar de betreffende content thuishoort en wie de Eigenaar wordt.

1. Allereerst dient een ‘kapstok’ aangemaakt te worden waaraan de betreffende content ‘gehangen’ kan worden om deze weer gemakkelijk terug te kunnen vinden. Druk hiervoor op de ‘+’ knop bij het betreffende hoofdstuk om een paragraaf (beleid), proces (procedure) of instructie (formulier) toe te voegen.
2. Voer in het volgende scherm de betreffende informatie in, zoals:
   - Beschrijving van de betreffende content (verschijnt in het hoofdstuk);
   - Belanghebbenden bij deze content (dient als filter);
   - Norm paragrafen waaraan deze content dient te voldoen (optioneel);
   - Eigenaar of opsteller die de content ook gaat beheren (kan beheerder zelf zijn);
   - Status van de betreffende content (aangemaakt, concept of definitief).
3. Druk op ‘Soort content’ en maak hieruit een selectie:
   - Vrije tekst, geschikt voor eenvoudige tekstpagina’s met opmaak;
   - Links naar (externe) applicatie, voor koppelingen naar bestaande pagina’s;
   - Bijlages, voor het toevoegen van bijvoorbeeld Word, Excel en PDF bestanden.
4. Voeg de betreffende content toe via de vervolgkeuzes die u kunt maken;
5. Verander eventueel de status van de content en druk op ‘Opslaan’.

De content is nu beschikbaar binnen de applicatie en kan ontsloten en opgevraagd worden door de gebruikers. Voor het wijzigen van bestaande content zie ‘Content wijzigen’.

De webapplicatie is uitermate geschikt om in te richten voor uw specifieke branche en vervolgens beschikbaar te stellen aan uw leden. Het is hiermee bijvoorbeeld mogelijk om specifieke en aanvullende eisen voor uw brancheleden eenduidig te organiseren, zodat het voor hen makkelijker wordt om hieraan te voldoen. We zijn dit voor een aantal branches al aan het ontwikkelen en verrijken daarmee de beschikbare content, exclusief voor de leden.

Denk hierbij aan de volgende onderwerpen die voor en met uw branche ontwikkeld kunnen worden:

1. Branchespecifieke processen
   Hiermee kunnen die processen die voor uw branche van belang zijn vastgesteld en ontsloten worden richting de leden, waardoor deze makkelijker kunnen voldoen aan richtlijnen en eisen vanuit de branche(organisatie). Denk hierbij aan minimaal te nemen stappen, controle momenten en belangrijke verantwoordelijkheden van sleutelfunctionarissen.
2. Branchespecifieke functies
   Door het opnemen van branchespecifieke functies kunnen de leden nog sneller aan de slag met de applicatie. Een brancheorganisatie kan nu niet alleen de norm stellen voor haar leden (met functieprofielen en -eisen), maar het nu ook makkelijker maken om hieraan te voldoen.
3. Branchespecifieke opleidingen
   Deze kunnen standaard opgenomen worden om makkelijker de relevante trainingen en opleidingen te kunnen vinden, bijvoorbeeld naar aanleiding van functioneringsgesprekken en om te voldoen aan permanente educatie (PE punten).
4. Brancherichtlijnen en -normen
   Uw specifieke normen en richtlijnen zijn op te nemen in de applicatie en te koppelen aan de processen en beschrijvingen waarin deze geborgd worden. Hierdoor is eenvoudig te voldoen aan deze normen en is dit ook makkelijk aantoonbaar aan derden, voor bijvoorbeeld certificering.
5. Branchespecifieke resultaatgebieden
   Elke branche heeft specifieke processen en daarmee ook specifieke gebieden waarop resultaten gewenst zijn. Deze zogenaamde resultaatgebieden kunnen reeds opgenomen worden in de applicatie zodat de leden ook hun specifieke doelstellingen op kunnen nemen in hun (bedrijfs)plannen en vervolgens in de jaargesprekken met medewerkers. Hierdoor wordt continue gewerkt richting de voor uw branche gewenste resultaten.

Improving insights is dusdanig ingericht dat het uiterst eenvoudig is specifieke content voor leden van een brancheorganisatie beschikbaar te stellen via internet. Doordat functieprofielen, resultaatgebieden en opleidingen ook in functioneringsgesprekken gebruikt worden ontstaat er een samenhangend geheel wat ook makkelijk gebruikt kan worden.

Improving insights maakt succesvol ondernemen makkelijker!

Voor nadere informatie over een branchegerichte aanpak, contact Arno Schilders.

Deze is van toepassing op het inrichten van uw bedrijfsinstellingen, het initieel invoeren van medewerkersgegevens en een dagdeel training van uw applicatiebeheerder, zodat u gemakkelijk van start kunt met Improving insights©. Indien gewenst kunnen er nog 3 extra gebruikers deelnemen aan de training zodat u nog beter voorbereidt bent.

U kunt namelijk een aparte beheerder aanwijzen voor elke module die de betreffende instellingen mag beheren. Bijvoorbeeld de P&O functionaris voor het beheren van Functieprofielen en gebruikers in de People module of de KAM-Coördinator voor het beheren van de normen en proceseigenaren in de Process module. Deze kunnen zich dan ook optimaal voorbereiden op hun beheerders rol.

Een Applicatiebeheerder is degene die de volgende verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft:

• Aanmelden van nieuwe gebruikers;
• Instrueren van gebruikers over het gebruik van de applicatie;
• Eerste aanspreekpunt voor vragen van gebruikers van de applicatie;
• Doorspelen van vragen die niet intern beantwoord kunnen worden aan Improving insights support;
• Beheert alle instellingen van de applicatie, zie bevoegdheden beheerders.

Om deze rol optimaal te kunnen vervullen dient de Applicatiebeheerder eerst de introductie training van Improving insights gevolgd te hebben.

De Balanced Scorecard helpt organisaties bij het overbruggen van het gat tussen strategie en actie. Het helpt een breder publiek te betrekken bij organisatie ontwikkeling en het in beeld brengen van de belangrijkste organisatieaspecten en feedback te geven op veranderende organisatie omstandigheden. De Balanced Scorecard kan helpen als strategisch hulpmiddel, management methode en/of meetsysteem.

De Balanced Scorecard geeft organisaties daarmee de mogelijkheid om hun visie en strategie dusdanig te verhelderen dat deze vertaald kan worden in actie, precies datgene wat we met de applicatie voor ogen hebben. Door te focussen op potentieel toekomstig succes wordt het een dynamisch systeem dat in staat is de organisatie strategie te voeden, versterken en te implementeren.

Hiertoe wordt binnen de applicatie elke doelstelling ingedeeld bij het betreffende perspectief van de balanced scorecard, namelijk: Financieel, Klanten, Processen en Innovatie & Leren. De voor de doelstellingen gebruikte resultaatgebieden lopen als een rode draad door de hele applicatie en verbinden de strategie met de benodigde processen en betreffende mensen.

Zie ook de vraag over resultaatgebieden en mijn artikel over Strategy mapping.