Hoe kan ik documenten toevoegen?

Wij hebben net nieuwe werkafspraken gemaakt en willen deze toevoegen en ontsluiten binnen Improving insights. Hoe werkt dat?

U kunt binnen de applicatie informatie of bestaande documenten uit bijvoorbeeld Word, Excel of Adobe (PDF) opnemen en ontsluiten. Deze informatie, documenten of bestanden noemen we hier voor het gemak ‘content’. Hiervoor dienen onderstaande stappen gevolgd te worden binnen de Process module onder ‘Management Systeem’.

Nieuwe content aanmaken (alleen beheerder)
Om wildgroei te voorkomen kan dit alleen door de Applicatiebeheerder of Beheerder Process gedaan worden, welke voor elke organisatie toegewezen zijn. Als u zelf geen beheerder bent, neem dan contact op met uw Applicatiebeheerder. De beheerder maakt nieuwe content aan en beslist daarbij waar de betreffende content thuishoort en wie de Eigenaar wordt.

  1. Allereerst dient een ‘kapstok’ aangemaakt te worden waaraan de betreffende content ‘gehangen’ kan worden om deze weer gemakkelijk terug te kunnen vinden. Druk hiervoor op de ‘+’ knop bij het betreffende hoofdstuk om een paragraaf (beleid), proces (procedure) of instructie (formulier) toe te voegen.
  2. Voer in het volgende scherm de betreffende informatie in, zoals:
    Beschrijving van de betreffende content (verschijnt in het hoofdstuk);
    Belanghebbenden bij deze content (dient als filter);
    Norm paragrafen waaraan deze content dient te voldoen (optioneel);
    Eigenaar of opsteller die de content ook gaat beheren (kan beheerder zelf zijn);
    Status van de betreffende content (aangemaakt, concept of definitief).
  3. Druk op ‘Soort content’ en maak hieruit een selectie:
    Vrije tekst, geschikt voor eenvoudige tekstpagina’s met opmaak;
    Links naar (externe) applicatie, voor koppelingen naar bestaande pagina’s;
    Bijlages, voor het toevoegen van bijvoorbeeld Word, Excel en PDF bestanden.
  4. Voeg de betreffende content toe via de vervolgkeuzes die u kunt maken;
  5. Verander eventueel de status van de content en druk op ‘Opslaan’.

De content is nu beschikbaar binnen de applicatie en kan ontsloten en opgevraagd worden door de gebruikers. Voor het wijzigen van bestaande content zie ‘Content wijzigen’.

Over Arno

Inspiring people to be their best
Dit bericht werd geplaatst in FAQ, FAQ Toepassing, Process en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s